Dicas para tornar seus e-mails mais eficientes e realmente produtivos no dia a dia.
Minha primeira avaliação de desempenho semestral fora da indústria automotiva foi já no setor bancário. Eu vinha diretamente da manufatura, mais especificamente da Yazaki Japão, uma empresa em que os processos são medidos em segundos, onde chegar um minuto antes ou um minuto depois já é considerado desperdício.
Então, digamos que minha mentalidade era totalmente voltada a NUNCA desperdiçar o tempo de ninguém e a fazer tudo o que estivesse ao meu alcance para melhorar continuamente a experiência do cliente.
No setor bancário, porém, fui desafiada a desacelerar, a pensar em minutos, e a ajustar meu ritmo para não assustar as pessoas! Sério!
Uma cultura medida pela forma de escrever e-mails
Naquela primeira avaliação, meu gestor tentou me mostrar que meu ritmo era rápido demais para a cultura do banco, e usou a forma como eu escrevia e-mails como exemplo.
Meus e-mails eram diretos demais, com palavras muito objetivas, que poderiam soar ofensivas para algumas pessoas. Eu precisava suavizar minha abordagem.
Quando ouvi isso, mil pensamentos passaram pela minha cabeça:
Fui contratada para melhorar a eficiência da cultura organizacional. Se eu começar a usar o e-mail como principal forma de comunicação (sabendo que é um meio passivo e que raramente transmite emoção com precisão), isso não iria contra o propósito para o qual fui contratada?
Meu treinamento em eficiência incluía eliminar a necessidade de e-mails ao desenhar fluxos de processo. Então por que isso estava virando pauta?
Se você PRECISA usar e-mail, ele deveria ser o mais curto e objetivo possível, para não interromper a produtividade de ninguém. Então por que estavam me pedindo para ser menos eficiente para me adaptar?
Saí daquela reunião prometendo que tentaria encontrar maneiras de suavizar minha abordagem, especialmente nos e-mails. Eu não queria ofender ninguém.
Mas, por um tempo, lutei internamente sabendo que estava adicionando DESPERDÍCIO ao meu dia e ao dia de outros gestores ao incluir conteúdo sem valor agregado nos e-mails.
Meus e-mails passaram de:
“Oi Richard,
Pode me enviar o relatório até o fim do dia, por favor?
Obrigada,
M”
Para:
“Oi Richard,
Como foi seu fim de semana?
Espero que este e-mail te encontre bem.
Você poderia, por gentileza, me enviar o relatório que mencionou anteriormente?
Espero não estar incomodando.
Atenciosamente,
Marta”
Funcionou. E ali eu aprendi que muitos engenheiros com formação em manufatura teriam dificuldade para mudar de setor!
Algumas dicas úteis
Depois de muitas avaliações de desempenho, especializações e experiências com gestão comportamental em projetos de transformação, hoje posso dizer que existem pontos importantes a considerar ao decidir usar e-mail no trabalho.
Um deles é o comprimento.
Se o e-mail é usado dentro de uma empresa para gerenciar fluxos de trabalho, inevitavelmente haverá tempos de espera e filas. Mas, se ele for a principal forma de organizar o trabalho, aqui vão algumas reflexões sobre o tamanho ideal de um e-mail:
ORGANIZE
Quantas palavras você realmente precisa para transmitir sua mensagem? Se está pedindo o tempo de alguém por e-mail, seja respeitoso e vá direto ao ponto.
ESTRUTURE
Visualmente, as pessoas leem mais rápido quando a informação está organizada, não como um ensaio filosófico, mas como um documento de negócios. Use marcadores, destaque pontos-chave e facilite a leitura.
SEJA EFICAZ
Diferentes tipos de e-mail têm diferentes objetivos. Logo, o tamanho deve variar de acordo com a finalidade. Se for uma newsletter, as pessoas tendem a ler com mais calma, então você pode desenvolver mais o conteúdo. Mas se fizer parte do fluxo operacional, lembre-se: tempo é dinheiro. E volte para a dica número 1.
“Eu teria escrito uma carta mais curta, mas não tive tempo.”
— Blaise Pascal, Cartas Provinciais: Carta XVI, 1656