Dicas para tornar seus e-mails mais eficientes e realmente produtivos no dia a dia.
Minha primeira avaliação de desempenho semestral fora da indústria automotiva foi já no setor bancário. Eu vinha diretamente da manufatura — mais especificamente da Yazaki Japão — uma empresa em que os processos são medidos em segundos, onde chegar um minuto antes ou um minuto depois já é considerado desperdício.
Então, digamos que minha mentalidade era totalmente voltada a NUNCA desperdiçar o tempo de ninguém e a fazer tudo o que estivesse ao meu alcance para melhorar continuamente a experiência do cliente.
No setor bancário, porém, fui desafiada a desacelerar, a pensar em minutos — e a ajustar meu ritmo para não assustar as pessoas! Sério!
Uma cultura medida pela forma de escrever e-mails
Naquela primeira avaliação, meu gestor tentou me mostrar que meu ritmo era rápido demais para a cultura do banco — e usou a forma como eu escrevia e-mails como exemplo.
Meus e-mails eram diretos demais, com palavras muito objetivas, que poderiam soar ofensivas para algumas pessoas. Eu precisava suavizar minha abordagem.
Quando ouvi isso, mil pensamentos passaram pela minha cabeça:
Fui contratada para melhorar a eficiência da cultura organizacional. Se eu começar a usar o e-mail como principal forma de comunicação (sabendo que é um meio passivo e que raramente transmite emoção com precisão), isso não iria contra o propósito para o qual fui contratada?
Meu treinamento em eficiência incluía eliminar a necessidade de e-mails ao desenhar fluxos de processo. Então por que isso estava virando pauta?
Se você PRECISA usar e-mail, ele deveria ser o mais curto e objetivo possível, para não interromper a produtividade de ninguém. Então por que estavam me pedindo para ser menos eficiente para me adaptar?
Saí daquela reunião prometendo que tentaria encontrar maneiras de suavizar minha abordagem — especialmente nos e-mails. Eu não queria ofender ninguém.
Mas, por um tempo, lutei internamente sabendo que estava adicionando DESPERDÍCIO ao meu dia e ao dia de outros gestores ao incluir conteúdo sem valor agregado nos e-mails.
Meus e-mails passaram de:
“Oi Richard,
Pode me enviar o relatório até o fim do dia, por favor?
Obrigada,
M”
Para:
“Oi Richard,
Como foi seu fim de semana?
Espero que este e-mail te encontre bem.
Você poderia, por gentileza, me enviar o relatório que mencionou anteriormente?
Espero não estar incomodando.
Atenciosamente,
Marta”
Funcionou. E ali eu aprendi que muitos engenheiros com formação em manufatura teriam dificuldade para mudar de setor!
Algumas dicas úteis
Depois de muitas avaliações de desempenho, especializações e experiências com gestão comportamental em projetos de transformação, hoje posso dizer que existem pontos importantes a considerar ao decidir usar e-mail no trabalho.
Um deles é o comprimento.
Se o e-mail é usado dentro de uma empresa para gerenciar fluxos de trabalho, inevitavelmente haverá tempos de espera e filas. Mas, se ele for a principal forma de organizar o trabalho, aqui vão algumas reflexões sobre o tamanho ideal de um e-mail:
ORGANIZE
Quantas palavras você realmente precisa para transmitir sua mensagem? Se está pedindo o tempo de alguém por e-mail, seja respeitoso e vá direto ao ponto.
ESTRUTURE
Visualmente, as pessoas leem mais rápido quando a informação está organizada — não como um ensaio filosófico, mas como um documento de negócios. Use marcadores, destaque pontos-chave e facilite a leitura.
SEJA EFICAZ
Diferentes tipos de e-mail têm diferentes objetivos. Logo, o tamanho deve variar de acordo com a finalidade. Se for uma newsletter, as pessoas tendem a ler com mais calma, então você pode desenvolver mais o conteúdo. Mas se fizer parte do fluxo operacional, lembre-se: tempo é dinheiro. E volte para a dica número 1.
“Eu teria escrito uma carta mais curta, mas não tive tempo.”
— Blaise Pascal, Cartas Provinciais: Carta XVI, 1656